¿Cuándo fue la última vez que realmente evaluaste el desempeño del Agente de Registro (la empresa que gestiona a tus contratistas independientes) en tu compañía? Muchas empresas trabajan con AoRs para asumir funciones críticas como nómina y cumplimiento normativo para el contratista independiente, pero con el tiempo, sin evaluar regularmente su rendimiento, errores no detectados pueden derivar en problemas futuros.

Pequeños errores en cumplimiento, nómina o en el compromiso de los empleados pueden transformarse en problemas mayores, desde sanciones legales costosas hasta baja moral en el equipo. Sin una evaluación completa, muchas organizaciones no logran detectar estos contratiempos hasta que es demasiado tarde. En ocasiones, un AoR puede pasar por alto actualizaciones en las leyes laborales locales, gestionar de manera incorrecta los datos de los empleados o no responder de forma inmediata a los inconvenientes, fallas que podrían haber sido evitadas con un enfoque más proactivo.

En este blog te guiaremos sobre cómo evaluar el rendimiento de tu AoR. Nos enfocaremos en indicadores clave de desempeño (KPIs) que pueden ayudarte a identificar ineficiencias, problemas de cumplimiento u otras complicaciones que puedan estar ocultas bajo la superficie. Mantenerte al tanto de estas métricas te ayudará a garantizar que tu AoR siga siendo un socio confiable en la gestión de tu fuerza laboral y en las necesidades de tu negocio.

¿Qué es un Agente de Registro (AoR)? ¿Qué servicios debe proporcionar un buen AoR?
Antes de profundizar en la evaluación del rendimiento, primero debemos comprender el papel de un AoR en las empresas modernas. Un AoR es una empresa externa que ofrece servicios especializados en la gestión de diversas funciones de recursos humanos, como nómina, cumplimiento normativo, incorporación de personal e incluso expansión global para compañías que contratan al contratista independiente. Un AoR de alto rendimiento ayuda a simplificar estos procesos, garantizando la conformidad con las leyes locales e internacionales, a la vez que respalda las necesidades de tu equipo.

¿Tu AoR ofrece un soporte integral en todas las funciones de recursos humanos necesarias, desde el cumplimiento normativo hasta la nómina y los beneficios?
Un AoR confiable debe contar con la capacidad y el conocimiento para brindar una amplia gama de servicios, que pueden incluir el procesamiento de la nómina, administración de impuestos y beneficios, cumplimiento de la legislación laboral local, soporte para la expansión global e incluso reclutamiento y compromiso de los empleados. El objetivo principal es aliviar la carga administrativa sobre tu equipo de recursos humanos, ofreciendo un soporte continuo y conforme para la gestión del contratista independiente en diferentes regiones.

¿Por qué es importante evaluar el rendimiento del AoR?
Evaluar el desempeño del AoR te ayuda a asegurarte de que tu proveedor esté cumpliendo la promesa de mantener el cumplimiento normativo, proteger los datos de tu organización y mantener a los empleados satisfechos. No evaluar a tu AoR puede derivar en problemas como riesgos legales, incumplimientos normativos o bajo compromiso de los empleados, lo cual puede perjudicar tu negocio y, eventualmente, frenar tus operaciones.

¿Cómo evalúas el rendimiento de tu proveedor de AoR?
La respuesta reside en el seguimiento y medición regular de indicadores clave de desempeño (KPIs). Estos KPIs te ofrecerán una visión clara y cuantificable de lo bien que está funcionando tu AoR y dónde puede haber margen de mejora.

5 Indicadores clave de desempeño para evaluar el rendimiento del AoR

KPI 1: Cumplimiento normativo y gestión de riesgos legales
¿Tu AoR se mantiene al día con las leyes laborales locales e internacionales para evitar problemas de cumplimiento? Uno de los aspectos más importantes del rol de un AoR es garantizar que tu empresa cumpla con la legislación laboral, impuestos y regulaciones de beneficios, tanto a nivel local como internacional. El incumplimiento puede acarrear multas y sanciones considerables, lo que puede afectar la salud financiera y la reputación de tu organización. Evaluar el enfoque de tu AoR respecto al cumplimiento te ayudará a mitigar estos riesgos y a asegurarte de que tu empresa siempre esté del lado correcto de la ley.

KPI 2: Seguridad de datos y cumplimiento con la privacidade
¿Tu AoR implementa protocolos robustos de seguridad de datos para proteger la información del contratista independiente y garantizar el cumplimiento? Con las transferencias de datos transfronterizas convirtiéndose en la norma, es indispensable que tu AoR cumpla con estándares de protección de datos, como el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos). Las violaciones de datos pueden resultar muy costosas, tanto desde el punto de vista financiero como en lo que respecta a la reputación de la marca.

Por ejemplo, una empresa con sede en Brasil puede asociarse con un AoR en otra región. Si el AoR maneja de forma incorrecta los datos de los empleados o no cumple con la normativa de la LGPD, la empresa podría enfrentarse a multas significativas, de hasta 50 millones de reales por infracción.

KPI 3: Capacidad de respuesta y comunicación del servicio
¿Responde tu AoR de manera efectiva a tus preguntas e inquietudes urgentes y ofrece una comunicación clara cuando surgen problemas críticos? Un AoR debe ser sensible a tus necesidades, especialmente en situaciones críticas. Ya sea ante una discrepancia en la nómina o ante una actualización urgente de cumplimiento, una comunicación rápida y clara es fundamental para mantener las operaciones en orden.

Por ejemplo, si se presenta un retraso en la nómina y tu AoR no responde, esto puede generar descontento entre los empleados, afectando la moral e incluso las tasas de retención.

KPI 4: Satisfacción y compromiso de los empleados
¿Contribuye tu AoR a crear experiencias positivas para los trabajadores y garantiza una gestión oportuna y precisa de la nómina y los beneficios? El rendimiento de tu AoR está directamente relacionado con el apoyo que brinda para la satisfacción y el compromiso de los empleados. Un AoR confiable debe ayudarte a garantizar que los contratistas independientes tengan acceso a una nómina puntual, beneficios adecuados y una comunicación clara sobre temas de recursos humanos. Esto puede mejorar la retención de empleados y el compromiso general.

KPI 5: Eficiencia de costos y retorno de inversión (ROI)
¿El costo de los servicios de tu AoR está justificado por el valor que aportan en términos de eficiencia, cumplimiento y soporte global? Finalmente, es fundamental evaluar la rentabilidad de tu AoR. Aunque el costo no debe ser el único factor decisorio, quieres asegurarte de que tu AoR te ayude a optimizar los gastos de administración de recursos humanos sin sacrificar la calidad del servicio.

Si tu AoR ofrece un servicio inconsistente o requiere de supervisión excesiva, podría estar costándote más en términos de tiempo y recursos de lo que realmente vale la pena.

¿Con qué frecuencia debo revisar el desempeño de mi AoR?
Idealmente, deberías evaluar el rendimiento de tu AoR de manera regular, al menos trimestralmente. Esto te permitirá ajustar la relación según sea necesario para atender los cambios en las necesidades de tu negocio o para abordar de inmediato cualquier preocupación de rendimiento.

Consideraciones adicionales para evaluar tu AoR

Alineación de los servicios del AoR con las metas del negocio
¿Está tu AoR alineado con tus metas estratégicas a largo plazo, incluyendo cualquier plan de expansión global o gestión de la fuerza laboral?

A medida que tu negocio crece y evoluciona, lo mismo debe ocurrir con tu asociación con el AoR. Asegúrate de que sus servicios estén en sintonía con tus metas comerciales a largo plazo, ya sea expandiéndote a nuevos mercados o mejorando el compromiso de los empleados.

¿Cómo puedes asegurarte de que tu AoR se alinee con tus metas de negocio?
Antes de buscar esa alineación, necesitas tener una comprensión clara de tus objetivos empresariales. Si planeas expandirte a nuevos mercados, mejorar el compromiso de los empleados, optimizar los procesos de recursos humanos o asegurar el cumplimiento de las leyes locales, definir estas metas proporcionará una base para evaluar las contribuciones de tu AoR. Asegúrate de que tu AoR entienda estos objetivos y pueda adaptar sus servicios para respaldar tus estrategias.

Un AoR confiable debe ofrecer servicios que contribuyan directamente a las necesidades de tu negocio. Por ejemplo, si la expansión global es una meta clave, asegúrate de que tu AoR tenga la experiencia necesaria para gestionar funciones de recursos humanos en varios países, manejando funciones esenciales como nómina, beneficios y cumplimiento normativo en distintas regiones. Si la retención de empleados es una prioridad, verifica que tu AoR se enfoque en mejorar el compromiso y la satisfacción de tu equipo.

Revisando el desempeño del AoR de manera regular
¿Realizas revisiones periódicas para mantener a tu AoR alineado con las necesidades de tu negocio y para abordar cualquier preocupación de rendimiento de forma inmediata? Llevar a cabo evaluaciones regulares del desempeño te permite ser proactivo y abordar los inconvenientes antes de que se conviertan en problemas mayores. Estas revisiones deben integrarse en tu relación con el AoR e incluir reuniones mensuales o trimestrales para evaluar el rendimiento, discutir desafíos y ajustar estrategias.

Tomando decisiones informadas sobre tu AoR

Evaluar el rendimiento de tu AoR es crucial para garantizar el cumplimiento normativo, mantener la satisfacción de los empleados y asegurar la eficiencia en costos. Con los KPIs adecuados, puedes tomar decisiones fundamentadas en datos que optimicen tu relación con el AoR y mejoren la gestión general de tu fuerza laboral.

Evaluar regularmente el desempeño del AoR garantiza que permanezcas en cumplimiento normativo, protejas tu información y mantengas a tu equipo comprometido, lo que en última instancia contribuye al éxito de tu negocio.

¿Cómo puede ayudar CXC?

Elegir el Agente de Registro (AoR) adecuado es fundamental para el éxito de tu empresa, pero no todos los AoRs están capacitados para satisfacer tus necesidades específicas. Busca un AoR con experiencia en cumplimiento, conocimiento sectorial, prácticas sólidas de privacidad de datos, un servicio ágil y una alta satisfacción del cliente.

Con más de 30 años de experiencia, CXC está perfectamente equipada para ayudar a las empresas a contratar y gestionar contratistas independientes de forma conforme, tanto a nivel local como internacional. Nuestro profundo conocimiento en materia de cumplimiento reduce los riesgos legales, mientras que nuestro eficiente sistema global de nómina asegura que los contratistas reciban su pago de forma precisa y puntual, sin agregar cargas administrativas.

¿Querés asegurarte de que tu AoR esté entregando resultados? Habla con nuestro equipo hoy mismo para conocer cómo CXC puede ayudarte a optimizar la gestión de tu fuerza laboral.

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